Приобретение трудовых книжек в бюджетном учреждении. Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов. Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета

Учреждение обязано всегда иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Учитывать их следует по определенным правилам. В этой статье мы подробно рассмотрим порядок хранения и бюджетный учет трудовых книжек.

Об учете и хранении

Учреждение должно вести учет и хранить бланки трудовых книжек, а также заполненные документы в соответствии с правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Там, в частности, сказано, что такие бланки следует хранить как документы строгой отчетности и выдавать лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Кроме того, учреждение должно вести:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя, а также скреплены печатью учреждения.

В приходно-расходной книге ответственный работник записывает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовые книжки и вкладыши. Также там следует указать когда (дата), кому (Ф.И.О., должность), в каком количестве, каких серий и номеров и на какую сумму были выданы бланки.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Примеры заполнения данных регистров мы привели в приложении .

Кто заплатит за бланк книжки?

По общему правилу затраты учреждения на приобретение трудовой книжки компенсирует работник, на имя которого выписан этот документ. Однако так происходит не всегда. Человек не должен платить, если:
— произошла массовая утрата трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.);
— ответственный работник учреждения неверно заполнил документ;
— книжка испорчена не по вине работника (например, при пожаре).

Бюджетные подробности

Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги». Поступление и расход самих бланков трудовых книжек и вкладышей в них отражают на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом их учетная цена, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк.

Списывают израсходованные, а также испорченные бланки только по акту о списании бланков строгой отчетности (п. 236 Инструкции по бюджетному учету).

Проводки, которыми отражают операции по учету трудовых книжек и затраты на их приобретение, таковы:

В бухгалтерском учете этих учреждений операция по оказанию услуги по выдаче сотруднику трудовой книжки будет отражена иначе, чем в учете казенных учреждений. Рассмотрим это на примере. Пример 3. Бюджетное учреждение приобрело за счет средств от приносящей доход деятельности бланки трудовых книжек в количестве 10 шт. на сумму 1888 руб., в том числе НДС (18%) — 288 руб. Бланки оплачены, получены, приняты к учету и выданы сотруднику отдела кадров. Оформлена трудовая книжка вновь принятому сотруднику. Плата за эту услугу произведена им в кассу учреждения по стоимости бланка с учетом НДС в сумме 188,8 руб. (НДС (18%) — 28,8 руб.). Учет бланков трудовых книжек ведется на забалансовом счете по стоимости их приобретения. Лицевой счет учреждения открыт в ОФК. Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией счетов: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Особенности бюджетного учета трудовых книжек

TóóóóóóóóóóóóTóóóóóóóóóóóóTóóóóóóóóó¨ |-Ó‰ÂʇÌË ÓÔÂ‡ˆËË|ƒÂ·ÂÚ|‰ËÚ|-ÛÏχ, | ||||Û·.| +óóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóó+ |œËÓ·ÂÚÂÌ˚ ÚÛ‰Ó‚˚ ÍÌËÊÍË |1 401 01 226|1 302 09 730|2640| |·˛‰ÊÂÚÌ˚Ï Û˜ÂʉÂÌËÂÏ|||| +óóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóó+ |ŒÔ·˜ÂÌ˚ ÔÓÒÚ‡‚˘ËÍÛ|1 302 09 830|1 304 05 226|2640| |ÚÛ‰Ó‚˚ ÍÌËÊÍË|||| |(‚ ÚÓÏ ˜ËÒΠՃ-)|||| +óóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóóóóó+óóóóóóóóó+ |ŒÔËıÓ‰Ó‚‡Ì˚ ÚÛ‰Ó‚˚ ÍÌËÊÍË|03||20| |̇ ͇ÒÒË‡ (χÚÂˇθÌÓó|||| |ÓÚ‚ÂÚÒÚ‚ÂÌÌÓ ÎˈÓ)|||| |·˛‰ÊÂÚÌÓ„Ó Û˜ÂʉÂÌˡ|||| |(20 ¯Ú.

Приобретаем и выдаем трудовые книжки

При передаче кассиром трудовых книжек работнику отдела кадров делается запись по уменьшению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (МОЛ — кассир) и увеличению забалансового счета 03 “Бланки строгой отчетности“ (МОЛ — работник отдела кадров). В случае если учреждение является администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек и средства поступают в кассу учреждения, то такие операции отражаются следующими записями: Дебет 1 205 03 560 “Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“ Кредит 1 401 01 130 “Доходы от оказания платных услуг“ — 80 руб. — начислен доход от возмещения работником стоимости трудовой книжки; Дебет 1 201 04 510 “Поступления в кассу“ Кредит 1 205 03 660 “Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“ — 80 руб. — приняты денежные средства в кассу от сотрудника за выданную трудовую книжку.

Учет трудовых книжек и операций по их выдаче

Общие положения Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек и вкладышей к трудовым книжкам осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках» (далее — Порядок N 117н). Согласно п. 2 Порядка N 117н изготовителем указанных бланков является Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «ГОЗНАК» Минфина России (далее — изготовитель). Однако обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — распространители), которые соответствуют требованиям, установленным изготовителем (п.

3 Порядка N 117н). В этих целях учреждения заключают договоры с изготовителем или распространителями на поставку бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку.

Как организовать учет бланков трудовых книжек? (зернова и.)

Далее рассмотрим, как отразить в бюджетном учете казенного учреждения операции по начислению и перечислению в бюджет доходов от оказания услуг по оформлению работнику трудовой книжки за плату: а) учреждение осуществляет отдельные полномочия по начислению и учету платежей в бюджет. Плата за оформление трудовой книжки поступает в доход бюджета, минуя лицевой счет учреждения: — начислен доход от оказания платных услуг по оформлению трудовой книжки: Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»; — отражены расчеты с администратором кассовых поступлений на основании извещения (ф.

Трудовые книжки: приобретаем и выдаем

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена Приложением 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). В этой книге нужно регистрировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием серии и номера каждого бланка. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена в Приложении 3 к Постановлению N 69.

В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил N 225).

Учет трудовых книжек

Оплатили бланки трудовых книжек (вкладышей) поставщику:Дебет КРБ 130209830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг»Кредит КРБ 130405226 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг».Одновременно отражаются и приходуются трудовые книжки на кассира (материально-ответственное лицо) на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».3. При выдаче трудовой книжки (вкладыша) производится начисление задолженности перед бюджетом за реализацию трудовой книжки по цене, определенной согласно п. 47 Правил:Дебет КДБ 120510560 «Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам»Кредит КДБ 130305730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим платежам в бюджет».4.
Дебет 1 210 02 130 “Расчеты с финансовыми органами по поступившим в бюджет доходам от оказания платных услуг“ Кредит 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг“ — 80 руб. — перечислены в доход денежные средства, полученные за трудовую книжку. В случае если учреждение является администратором поступлений от возмещения стоимости трудовых книжек и средства минуя лицевой счет поступают в доход бюджета, такие операции отражаются записями: Дебет 1 205 03 560 “Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг“ Кредит 1 401 01 130 “Доходы от оказания платных услуг“ — 80 руб.

Как оприходовать деньги за трудовые книжки в бюджетном учреждении

За нарушение предусмотренного Правилами N 225 порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ. Оформление работнику трудовой книжки — платная услуга? Бланки трудовых книжек и вкладышей в них приобретаются за плату в рамках заключенных с изготовителями и распространителями договоров. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее с него должна взиматься плата в размере расходов на их приобретение (п.

47 Правил N 225), за исключением следующих случаев: — неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48); — массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) (п. 34).

Советник в сфере образования», 2009, N 5ОСОБЕННОСТИ БЮДЖЕТНОГО УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕКТрудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовую книжку на каждого проработавшего свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной (ч. 2 ст. 66 Трудового кодекса РФ).Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются защищенной полиграфической продукцией. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Порядок обеспечения ими работодателей.

Обеспечением могут заниматься распространители — юридические лица и индивидуальные предприниматели при условии соответствия требованиям, установленным объединением «Гознак» Минфина России.
Инструкции N 148н бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на счете 03 «Бланки строгой отчетности» по условной цене 1 руб. за единицу. Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков.Приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей отражается записями:1. Приобретены бланки трудовых книжек бюджетным учреждением:Дебет КРБ 140101226 «Расходы на прочие работы, услуги»Кредит КРБ 130209730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг».2.
Оплачен поставщику счет на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей:Дебет КРБ 130209830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате прочих работ, услуг»Кредит КРБ 130405226 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих работ, услуг».3.

Добрый день! вопрос: как бюджетное учреждение может приобрести трудовые книжки??? спасибо.

Ответ

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России. Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом - ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей. Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте ФГУП «Гознак» .

Вместе с тем, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Также обращаем ваше внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( Правил, утвержденных ).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них - ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая - ( к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ситуация: В каких организациях работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек

Хотя бланки трудовых книжек можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или киосках печати, делать это во избежание ответственности не рекомендуется по следующим основаниям.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами , Положения, утвержденного , относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России ( , утвержденный ). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом - ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. , Порядка, утвержденного ). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на ФГУП «Гознак».

Таким образом, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.

Обратите внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (). Размер штрафа в данном случае составит:

для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет ().

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Л. Ларцева / редактор журнала «Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение»

Идея отмены бумажных бланков трудовых книжек обсуждается уже давно, но до сих пор не воплощена в реальность. На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который позволяет работодателю отследить весь трудовой путь работника, а для работника служит подтверждением трудового стажа. В данной статье рассмотрим особенности учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также операций по их выдаче работникам.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При увольнении заполненные книжки выдаются на руки работнику.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также отражаются основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этим же приказом установлены Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила № 225).

Согласно п. 45 Правил № 225 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Приобретение бланков трудовых книжек

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами в них работодателей осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н (далее – Порядок № 117н).

Согласно такому порядку бланки трудовой книжки и вкладыш в нее изготавливаются Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков – Объединением «ГОЗНАК» Минфина (далее – изготовитель). Обеспечение работодателей на платной основе указанными бланками осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями), распространяющими такие бланки (п. 2 – 4 Порядка № 117н).

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее имеют соответствующую степень защиты (п. 2 Порядка № 117н).

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада изготовителя или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Порядка № 117н).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил № 225).

В соответствии с п. 42 Правил № 225 и п. 337 Инструкции № 157н бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности.

Исходя из этого, расходы на приобретение (изготовление) бланков трудовых книжек следует отражать по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьей 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Указания № 65н ).

Учет данных бланков ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (один бланк – один рубль) либо, если это установлено учреждением в рамках формирования учетной политики, по стоимости приобретения бланков (п. 337 Инструкции № 157н).

Поступившие в учреждение бланки выдаются лицу, ответственному за их хранение и выдачу. Внутреннее перемещение бланков оформляется требованием-накладной (ф. 0504204). В бухгалтерском учете внутреннее перемещение бланков на забалансовом счете 03 осуществляется путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие бланков при их выдаче, а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Кроме того, с целью учета трудовых книжек у работодателя также ведутся следующие регистры:

1) книга учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина РФ № 52н ). Данная книга ведется бухгалтерией организации. В нее заносятся даты получения и выдачи бланков с указанием серии и номера, их условная цена или стоимость, количество бланков с указанием серии и номера каждого бланка. Стоит отметить, что наряду с этой формой для регистрации учета полученных и выданных бланков трудовых книжек применяется также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69 . Указываемые в ней сведения аналогичны сведениям, отражаемым в форме 0504045. При этом с учетом того, что последняя разработана специально для применения государственными (муниципальными) учреждениями, по нашему мнению, таким учреждениям правильней применять именно книгу (ф. 0504045), а не общую форму, доведенную Постановлением Минтруда РФ № 69;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69). Эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник обязан расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Бюджетное учреждение культуры заключило договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 4 500 руб. (30 шт. по 150 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществляется после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы по оплате таких бланков включаются в состав общехозяйственных расходов.

Поступившие бланки выданы специалисту отдела кадров. Согласно отчету, представленному в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки для оформления вновь принятых сотрудников.

В бухгалтерском учете операции согласно Инструкции № 174н отра­зятся следующим образом:

			Сумма, руб.
Перечислен аванс (30 % x 4 500 руб.)
		Забалансовый (КВР 244/226 КОСГУ)
Поступили бланки трудовых книжек
	Забалансовый
Зачтена ранее перечисленная предоплата
Произведен окончательный расчет за поступившие бланки ((4 500 ‑ 1 350) руб.)
		Забалансовый (КВР 244/226 КОСГУ)
Списаны бланки, выданные для оформления вновь принятых сотрудников (2 шт. x 150 руб.)		Забалансовый

Стоит отметить, что, поскольку в бухгалтерии учреждения учитываются только бланки трудовых книжек, их списание осуществляется в момент отпуска таких бланков для оформления нового работника. В этот момент, по сути, владельцем бланка (книжки) становится работник, а не учреждение. Заполненные трудовые книжки продолжают числиться в кадровом учете учреждения. Специалист по кадрам отмечает в соответствующей книге выбытие книжек на дату их выдачи при увольнении сотрудника.

Выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 47 Правил № 225 при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, за исключением случаев:

– когда трудовые книжки работников были утрачены (испорчены) в результате чрезвычайных ситуаций (экологической и техногенной катастрофы, стихийного бедствия, массовых беспорядков или других чрезвычайных обстоятельств);

– когда бланк трудовой книжки (вкладыша в нее) был испорчен не по вине работника (например, неправильно заполнен кадровым сотрудником учреждения).

В перечисленных случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку (вкладыши в нее) бесплатно.

Величина платы за бланки определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил № 225).

Согласно п. 42 Правил № 225 по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В какой момент взимается плата за выданную трудовую книжку: по факту оформления или по факту выдачи на руки? Исходя из буквального толкования п. 47 Правил № 225 плата взимается при выдаче книжки работнику. В данном случае имеется в виду дата выдачи трудовой книжки на руки работнику при увольнении (прекращении трудового договора).

Кроме того, п. 42 Правил № 225 также предусматривается взимание платы за уже оформленные (заполненные) трудовые книжки и вкладыши в них.

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что работодатель не имеет права взимать плату до момента выдачи трудовой книжки на руки.

Может ли работодатель выдавать книжки бесплатно? Пунктом 47 Правил № 225 предусматривается платность услуги по предоставлению трудовой книжки работнику, за исключением отдельных случаев.

Рассматривая правомерность применения положений указанного пункта, ВС РФ в Определении от 06.09.2007 № КАС07-416 уточняет, что данной нормой закреплено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом работодатель не может отказать в выдаче трудовой книжки в случае, если работник не произвел оплату бланка трудовой книжки.

Таким образом, работодатель может принять решение о бесплатной выдаче работникам трудовых книжек. При этом такое решение должно быть зафиксировано в локальном акте учреждения (например, в приказе руководителя или правилах внутреннего трудового распорядка).

Правомерно ли удержание платы за трудовую книжку из заработной платы работника? В бесспорном порядке удержать сумму платы за оформленную трудовую книжку из заработной платы нельзя. Перечень удержаний из заработной платы строго регламентирован ст. 137 ТК РФ и является закрытым. При этом рассматриваемый нами случай в указанном перечне не поименован.

Вместе с тем при увольнении (когда выдается трудовая книжка) работнику выплачивается не только заработная плата за отработанные дни, но и различные компенсационные выплаты (например, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д.). Для таких выплат перечень удержаний законодательно не установлен.

Также стоит отметить, что, если работник написал заявление, в котором просит удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении, работодатель не может его проигнорировать.

Напомним, что п. 42 Правил № 225 предусматривается внесение платы за трудовую книжку в кассу организации.

С учетом вышеизложенного отметим, что оптимальным способом взимания платы за выдачу трудовой книжки является внесение такой платы работником в кассу учреждения. Удержать стоимость трудовой книжки из выплат при увольнении можно только при наличии письменного заявления от работника.

Операции по выдаче книжек в целях ведения налогового учета

По поводу налогообложения операций по выдаче трудовых книжек существует несколько мнений.

С одной стороны, эксперты признают, что оформление и выдача трудовых книжек не являются реализацией товаров или оказанием услуг, поскольку такие операции осуществляются работодателем в рамках исполнения обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 65, 66). В связи с чем плата, взимаемая с работника при выдаче ему трудовой книжки, лишь покрывает расходы работодателя на ее приобретение (то есть речь идет о возмещении затрат работодателя, а не о выручке от реализации товаров, услуг) (Письмо Минфина РФ от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305, Постановление ФАС СЗО от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006).

С другой стороны, существует достаточно официальных разъяснений Минфина и ФНС, согласно которым полученная учреждением от работника плата за выданную трудовую книжку является доходом для целей обложения НДС и налогом на прибыль.

Стоит отметить, что в последнее время вторая точка зрения преобладает. Как ее обосновывают специалисты финансовых ведомств, рассмотрим подробно.

НДС. Согласно ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

На основании Правил № 225 владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.

Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, считаются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03‑03‑06/1/30818, от 16.08.2013 № 03‑03‑05/33508, от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367, от 07.10.2008 № 03‑03‑06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

При этом принять к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ сумму НДС, предъявленную продавцом (изготовителем) бланков трудовых книжек, учреждение вправе только в случае приобретения таких трудовых книжек за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Налог на прибыль. Что касается обложения налогом на прибыль сумм, взимаемых работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, то необходимо учитывать следующее.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщики учитывают доходы от реализации и внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 249 и 250 НК РФ.

Полученные доходы налогоплательщик уменьшает на произведенные расходы, которыми согласно требованиям ст. 252 НК РФ признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Доходы, не учитываемые в целях налогообложения прибыли, определены в ст. 251 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим. При этом такой вид доходов, как суммы, взимаемые работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек, перечень не содержит.

На основании вышеизложенного доходы в виде платы за выдачу работнику трудовой книжки или вкладыша в нее подлежат обложению налогом на прибыль в общеустановленном порядке (письма Минфина РФ от 19.05.2017 № 03‑03‑06/1/30818, от 07.10.2008 № 03‑03‑06/4/67, ФНС РФ от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

При этом специалисты налоговой службы уточняют, поскольку обязанность работодателя приобретать бланки трудовых книжек (вкладыши в них) обусловлена подзаконным актом федерального органа власти (речь идет о Правилах № 225), затраты работодателя по приобретению указанных бланков являются обоснованными и подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Таким образом, если доходы в виде сумм платы, взимаемой работодателем с работника в оплату бланков трудовых книжек (вкладышей в них), не превышают расходы на приобретение указанных бланков, то у учреждения налогооблагаемой прибыли не возникает.

Данный вывод приводит ФНС в Письме № ГД-4-3/10833@ в отношении казенных учреждений. При этом налоговики не принимают во внимание тот факт, что расходы казенных учреждений не учитываются в целях исчисления налога на прибыль на основании п. 48.11 ст. 270 НК РФ.

Действительно, уменьшать налогооблагаемую прибыль можно, но при подтверждении обоснованности затрат также необходимо учитывать, за счет каких средств такие затраты произведены. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные расходы при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Применительно к государственным (муниципальным) учреждениям в целях налогового учета расходами признаются затраты, произведенные за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, и для осуществления такой деятельности. При этом затраты, осуществленные за счет средств целевого финансирования (лимиты бюджетных обязательств, субсидии, предоставленные из бюджета, и т. д.), при формировании налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (письма Минфина РФ от 30.12.2016 № 03‑03‑06/3/79616, от 03.11.2016 № 03‑03‑06/3/64622, от 20.08.2015 № 03‑03‑05/48137).

Анализируя вышеизложенное, напрашивается вывод: при взимании платы за трудовую книжку избежать уплаты налогов не получится. При этом сразу возникает вопрос: может быть, учреждениям выгоднее выдавать трудовые книжки бесплатно?

Отметим, что безвозмездная выдача трудовых книжек влечет за собой следующие налоговые последствия:

1) НДС все равно придется платить. Безвозмездная передача товаров для целей обложения НДС приравнивается к реализации товаров, следовательно, уплатить НДС нужно на общих основаниях (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367);

2) дополнительно возникает объект обложения по НДФЛ. Если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина РФ от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).

Операции по выдаче книжек в целях ведения бухгалтерского учета

Отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче трудовых книжек будет зависеть от того, за счет каких средств приобретены бланки трудовых книжек и каким способом они будут выдаваться: за плату или безвозмездно.

Рассмотрим несколько вариантов оформления таких операций в учете, принимая во внимание, что суммы компенсации затрат государственных (муниципальных) учреждений (в качестве которой можно рассматривать и суммы, взимаемые с работников за выдачу бланков трудовых книжек) согласно Указаниям № 65н отражаются по статье 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)» КОСГУ.

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что за июнь 2017 года была выдана одна трудовая книжка на руки сотруднику. В отношении данного работника книжка была заведена впервые. При получении книжки работник внес в кассу бюджетного учреждения сумму, равную стоимости бланка такой книжки (150 руб.).

В бюджетном учреждении операции по выдаче заполненной книжки отразятся следующим образом:

			Сумма, руб.
Начислена плата за выдачу трудовой книжки, взимаемая с работника
Начислен НДС с суммы платы (150 руб. / 18/118)*
Начислен налог на прибыль с суммы платы (150 руб. x 20 %)**
Внесена плата работником в кассу
	Забалансовый (130 КОСГУ)
Выбыли денежные средства из кассы для зачисления на лицевой счет
	Забалансовый (510 КОСГУ)	Забалансовый (610 КОСГУ)
Зачислены средства на лицевой счет
	Забалансовый (510 КОСГУ)	Забалансовый (610 КОСГУ)
Уплачен в бюджет:
		Забалансовый (статья 130 КОСГУ)
– налог на прибыль**
		Забалансовый (статья 130 КОСГУ)

*
Поскольку расходы на приобретение бланков в данном случае произведены за счет средств субсидии (см. пример 1), сумма НДС, предъявленная поставщиками, не выделяется и не может быть принята к вычету. Следовательно, начисленный НДС уплачивается в бюджет в полной сумме.

**
В целях исчисления налога на прибыль сумма дохода не может быть уменьшена на стоимость приобретения бланка, поскольку приобретались бланки за счет средств целевого финансирования (субсидий на госзадание) (см. пример 1). В связи с этим налог на прибыль исчисляется со всей суммы дохода.

Автономное учреждение закупило за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (деятельность облагается НДС), 10 бланков трудовых книжек на сумму 1 700 руб. (в том числе НДС – 259 руб.). Стоимость одного бланка составляет 170 руб. (в том числе НДС – 26 руб.). Одна заполненная книжка была выдана работнику, впервые заключившему трудовой договор. На основании письменного заявления работника стоимость выданного бланка была удержана из выплат, причитающихся ему при увольнении.

Согласно учетной политике на забалансовом счете бланки учитываются по стоимости приобретения.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:

			Сумма, руб.
Приняты к учету бланки трудовых книжек ((1 700 ‑ 259) руб.)
	Забалансовый
Отражен НДС, предъявленный поставщиком
Оплачены поступившие бланки
		Забалансовый (КВР 244/226 КОСГУ)
Принят к вычету «входной» НДС по принятым бланкам
Списан бланк, оформленный на нового сотрудника		Забалансовый
Начислена плата за выдачу трудовой книжки
Начислен НДС
Удержана стоимость бланка из выплат, причитающихся работнику при увольнении
Погашена задолженность увольняемого работника перед учреждением

Стоит отметить, что в данном примере не возникает налогов, подлежащих уплате в бюджет. Начисленный НДС был уменьшен на сумму «входного» НДС. В целях исчисления налога на прибыль был учтен не только доход от реализации бланков, но и расходы на бланки, приобретенные за счет собственных доходов. В результате налогооблагаемая база равна нулю.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее - это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого – в пределах 200 руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки.

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Основные документы, которыми руководствуется работодатель, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция № 69), утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора. Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки с работника взимается ее стоимость (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учет бланков

Согласно ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Прежде чем рассмотреть отражение этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Согласно одной из них (фискальной) выдача трудовых книжек является реализацией, согласно другой, которой придерживаются как независимые специалисты, так и суды, – реализации в данном случае нет. Рассмотрим оба варианта учета.

Выдача трудовых книжек – реализация

При этом варианте учета трудовые книжки (вкладыши к ним) учитываются и как бланки строгой отчетности (согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС), и как товар. Это связано с тем, что работник обязан оплатить трудовую книжку. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, тот факт, что их реализуют без выгоды, значения не имеет.

В бухучете доход от реализации бланков учитывается в прочих доходах. Основание – п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 «Материалы».

Налог на прибыль. В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты признаются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250 и подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242 и от 13.06.2007 № 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

Организация в сентябре приобрела и оплатила 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков – 3400 руб. (включая НДС 519 руб.). В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а ее стоимость по заявлению работника удержана из его зарплаты. Организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете сделаны проводки:

сентябрь

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета» – 3400 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 – 2881 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 6 0 – 519 руб. – отражен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 519 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности» – 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1 «Продажи» – 170 руб. – выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 41 – 144 руб. – списана стоимость трудовой книжки;

– 170 руб. – выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90-3 «НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 26 руб. – начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 – 170 руб. – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению работника.

Выдача трудовых книжек – не реализация

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

Бухгалтерский учет. В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В учетной политике организации нужно закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, поскольку при таком способе учета нет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Подобная точка зрения основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится получить прибыль, а лишь выполняет требования законодательства. Значит, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 и от 01.10.2003 по делу №А26-5317/02-28.

Организация должна самостоятельно решить, квалифицировать операции по выдаче трудовых книжек как реализацию или нет. Если выбор будет не в пользу фискальной позиции, нужно быть готовым к тому, чтобы отстаивать свою точку зрения в суде.

Воспользуемся условиями примера 1 и изменим одно из них: организация, приобретая трудовые книжки для сотрудников, не отражает их в качестве товара. В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

сентябрь

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51 – 3400 руб.– оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» Кредит 76 – 3400 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности » – 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» – 170 руб. – отражена задолженность вновь принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности» – 170 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 Кредит 73 – 170 руб. – удержана из зарплаты стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждает Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чем составляется акт. После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается отметка.

Арбитраж: реализации нет ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 высказал следующую позицию: организация, принимая денежные средства за трудовую книжку, не осуществляла наличных денежных расчетов в связи с продажей товаров. Взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка приобретена, организация фактически осуществила возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров. Нужно ли начислять НДФЛ По мнению Минфина России, если работодатель передает работнику бланк трудовой книжки или вкладыша бесплатно, у работника возникает доход в натуральной форме (в размере стоимости соответствующего бланка), облагаемый НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель выдает работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя 75 лет в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

ООО «Мороз» 20 июля 2009 г. приобрело у ЗАО «Омсбыт» пять трудовых книжек по цене 170 руб. за один бланк. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков оформлена накладной № 123456 от 20 июля 2009 г. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

ООО «Мороз» 30 июля 2009 г. приняло на работу оператора И.И. Ивановского, который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 № 18-к).

На основании заявки № 8 от 30.07.2009 кадровому работнику Н.П. Смирновой выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Приходно-расходную книгу заполняют следующим образом:

№	Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, № и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			количество		сумма (руб.)	количество		сумма (руб.)
							вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
				ЗАО «Омсбыт»	Накладная № 123456 от 20.07.2009	5 шт. (серия АК, номера с 0056725 по 0056730)
				Специалист отдела кадров Н.П. Смирнова	Заявка № 8 от 30.07.2009				1 шт. (серия АК, номер 0056725)

Ответственность

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные приказы не издают, поскольку соответствующие обязанности внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным спорам. Допустим, работодатель не оспаривает некорректные формулировки и добровольно изменяет соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В статье 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Несоблюдение установленных правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек грозит работодателю и его должностным лицам административными штрафами (и иными наказаниями) и даже уголовной ответственностью.

Административная ответственность может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ. Виды наказаний различаются для должностных лиц и организаций. Согласно части первой ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а организациям штраф от 30 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу № КА-А40/10220-06).

Уголовная ответственность для нерадивых должностных лиц работодателя или для него самого (если речь идет о предпринимателе) может наступить по ст. 140, 292 и 325 УК РФ. Так, работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного кодекса РФ – штраф до 200 000 руб.