Кто возмещает недостачу в выручке кассы. Недостача денежных средств в кассе. Возможные причины отсутствия наличности

03.09.2019

Компании, деятельность которых подразумевает работу с наличными денежными средствами, нередко сталкиваются с проблемой их недостачи в кассе.

Особенно часто такое явление возникает в случае взаимодействия с достаточным количеством клиентов.

Кто ответственен за такие ошибки, и каковы способы их устранения?

Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?

В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.

В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.

Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:

• смена материально-ответственного лица;
• стихийное бедствие, ЧС;
• смена собственника предприятия;
• вероятность хищения имущества фирмы.

Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо . Первое, что нужно сделать — потребовать .

Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.

В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.

Возможные причины отсутствия наличности

Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.

Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.

Основные причины появления недостачи денег в кассе:

• кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
• обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
• пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
• производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.

Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.

Обязан ли кассир возмещать деньги?

Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.

В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.

Должность кассира включена в указанный перечень.

Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.

Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.

Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:

• катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
• воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.

Способы возмещения

Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.

Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.

В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.

Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.

Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.

При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.

Как списать выявленную нехватку денег?

Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:

• Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
• Сличительная ведомость.
• Ведомость учета результата инвентаризации
• Объяснительная записка кассира.
• Приказ руководителя о назначении взыскания.
• Решение судебного органа (при наличии).
• Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).

Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Документальное оформление

Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.

По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется , оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.

Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.

Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.

В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.

Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.

Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.

После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.

По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.

В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.

С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.

В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.

Полезное видео

Действия работодателя при обнаружении недостачи и кто должен возмещать убытки, подробно рассказано в данном видео.

22.08.2019

Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

Какие документы нужно оформить?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту . Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

Скачать образец объяснительной записки от кассира – .

Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

• Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
• Ведомость проведенной сверки (сличения).
• Ведомость учета итогов проверки.
• Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
• Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
• Судебный вердикт (если имеется).
• Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

Образец акта об отсутствии денежных средств

Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

• Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
• Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
• В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
• Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – .

Обязан ли кассир возмещать?

Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.

Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно –).

Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

Бухучет и проводки

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

Как избежать?

Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

• Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
• Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
• Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
• Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
• Придерживаться строгих норм и принципов .

Полезное видео

О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

Снимая отчет по кассе, нашли излишек

Допустим, вы сняли показания счетчиков ККТ. И видите, что наличная выручка на самом деле больше той суммы, что значится в распечатанном отчете. Другими словами, в кассе излишки.

Такие «лишние» суммы занесите в графы и журнала кассира-операциониста, если вы применяете типовую форму № КМ-4 . Далее оприходуйте их в кассу и отразите как прочие доходы. Проводки здесь будут следующими:

Если ваша компания на упрощенке

С 2013 года упрощенщики обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, поэтому все проводки, данные в статье, вам пригодятся.

- отражена выручка, принятая по показаниям счетчиков ККТ;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
- признан прочий доход в виде излишка наличных в кассе.

В налоговом учете обнаруженные по кассе излишки покажите в составе внереализационных доходов. Сделайте это на дату, когда примете деньги в кассу организации.

Обнаружили, что налички в кассе недостает

Теперь предположим, что, снимая кассу в конце смены или в результате внеплановой ревизии, вы зафиксировали недостачу денег. Что делать?

Пройти новые углубленные курсы в Высшей Школе Главбуха school.glavbukh.ru

Тут важно, заключили вы с кассиром договор о материальной ответственности или нет. Напомним, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.

Если договор есть, замечательно. Тогда вы вправе взыскать всю сумму ущерба с кассира. Причем вам не придется доказывать вину работника. Даже если сотрудник откажется полностью возмещать недостающую сумму добровольно, вы сможете добиться этого через суд.

В любом случае в бухучете вы сделаете такие проводки:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- отражена недостача наличных;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с мате-риально ответственного работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
- удержана сумма ущерба из зарплаты кассира.

В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (образец приказа - ниже). А если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.

Договор о материальной ответственности с кассиром не заключали? Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. Хотя если кассира по суду признают виновным в недостаче денег - другими словами, он умышленно похитил какую-то сумму денег из кассы, - тогда, конечно, вы вправе будете требовать возместить ущерб полностью.

В налоговом учете суммы недостачи можно списать как внереализационный расход. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648 . Но будьте внимательны: учесть затраты можно только в той сумме, которую вы взыскиваете. Если же по решению руководства компании кассир не возмещает ущерб либо компенсирует его частично, то полностью расходы учесть не получится.

Кассу ограбили

Вот неприятная ситуация - кассу компании ограбили. Само собой, о случившемся надо по горячим следам заявить в полицию. Но прежде чем это сделать, проведите инвентаризацию налички и составьте акт - можно по типовой форме № ИНВ-15 . Ведь чтобы заявить о пропаже денег, сперва надо выяснить, сколько на самом деле похитили.

На день, когда оформите акт, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- отражена недостача наличных денег, возникшая вследствие ограбления кассы.

А надо ли вносить в кассовую книгу запись о случившемся? Вовсе нет. Просто на конец рабочего дня, когда вы зафиксировали пропажу, покажите условный остаток. Тот, что получился бы без вычитания украденной суммы. На начало же следующего дня отразите реальную сумму в кассе.

Проще говоря, факт разрыва между остатками на конец одного и начало другого дня показывать в кассовой книге не надо. Но приложите документы, подтверждающие причину такого расхождения. К примеру, акт ревизии наличных, документы из полиции, пояснительные записки сотрудников и другие бумаги о краже.

В зависимости от того, найдут виновников или нет, исчезнувшие из кассы деньги вы тем или иным образом зафиксируете в бухгалтерском учете.

Виновника не удалось найти

Важная деталь

Если виновника хищения не нашли, недостачу списывайте на дату, когда следователь приостановит уголовное дело.

К сожалению, часто уголовные дела приостанавливают. Проще говоря, полиция так и не находит грабителей. Если у вас именно такой случай, то в бухучете пропавшие суммы отнесите к прочим расходам, а в налоговом - к внереализационным (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Расход покажите на дату, когда следователь приостановит дело, то есть вынесет соответствующее постановление. Проводку сделайте такую:

- признан прочий расход в сумме недостачи.

Полиция нашла грабителя

Полиция все же выяснила, кто виноват? Тогда недостачу отнесите на грабителя - ведь он должен будет возместить вам украденную сумму. Запись сделайте следующую:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
- отнесена на виновника сумма похищенных денег из кассы.

При расчете налога на прибыль действуйте так же, как и при обычной недостаче, взыскиваемой с кассира. То есть в доход и расход поставьте одну и ту же сумму.

Сотрудники банка выявили расхождения в суммах, когда принимали выручку

Бывает и такое: вы сняли кассу и передали наличные инкассаторам. А сотрудники банка открыли инкассаторскую сумку и обнаружили: по документам одна сумма, а в действительности - другая. Вы попросту ошиблись, когда пересчитывали деньги, передавая их инкассаторам.

Сданной налички оказалось больше

Если речь идет об излишках, то в бухучете отразите эти суммы как прочие доходы. В налоговом учете - это внереализационные поступления. Проводки сделайте следующие:

Обучающий курс по теме

Про ККТ, кассы и операции с наличными - в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru .

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
- признана дневная выручка компании;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50
- переданы деньги инкассаторам;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57
- зачислена на расчетный счет выручка;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
- отражены излишки наличных, выявленные банком.

В банке зафиксировали сумму меньше той, что значится по сопровождающим документам

Сотрудники банка могли, напротив, недосчитаться денег. Или они обнаружили одну или две фальшивые купюры. Это недостача. В случае с фальшивками во внимание берите номинальную стоимость таких банкнот. То есть если это купюра на 1000 руб., именно эту сумму и отразите как недостачу. Вы сделаете проводку:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57
- отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.

Далее алгоритм действий будет следующий. Первый вариант: вы взыщете сумму с ответственного работника (проводки те же, которыми вы учитываете недостачу по кассе, - см. стр. 45). И тогда ту же сумму вы можете отразить при расчете налога на прибыль в составе внереализационных расходов.

Второй вариант: вы отнесете разницу на прочие расходы за счет средств компании, отразив это в бухучете записью:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94
- списаны суммы недостачи за счет средств организации.

Но при этом в налоговом учете расход вы не показываете. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр. Так поступить запрещает пункт 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. Проводка тут такая:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- отражено постоянное налоговое обязательство.

Но если ваша компания относится к малым, вы не обязаны применять ПБУ 18/02 . И тогда отражать разницы не придется. 3 0

Одной из главных проблем в работе кассира является недостача денежных средств в кассе. При этом сотрудника могут сразу же начать подозревать в нечистоплотности, однако ошибка могла быть случайной. В любом случае при обнаружении нарушений в кассовых операциях необходимо провести инвентаризацию.

Обычно недостача обнаруживается при оформлении кассиром Z-отчёта в присутствии ответственных лиц организации (руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные ими лица). Сумма должна совпасть с количеством денежной наличности. Ошибка может быть обнаружена и в течение дневных операций, когда выручка сопоставляется с данными утреннего X-отчёта. Такую информацию можно снимать во время операционного дня как в целом, так и по секциям организации.

Важно! При снятии информации с ККТ в течение дня его счетчики выдают данные, но не обнуляются.

После обнаружения недостачи касса подлежит инвентаризации. В современных законодательных рамках не прописана необходимость таких действий, вероятно, предпринимателям всё же даётся какая-то свобода распоряжения своими средствами. Но, исходя из простой человеческой логики, проверить правильность операций всё-таки стоит. В случае несоответствия в кассе оформляется акт по форме ИНВ-15, который составляется инвентаризационной комиссией.

Виновность кассира при недостатках может быть обсуждаема, но для бухучёта важны скупые цифры, проводящие средства. Рассматриваются три возможности проводки.

Работник возместил недостаток. Сумма проводится по статье «Прочие расходы» за отчётный период, который был признан таковым судом или должником:

• дебет 73-2, кредит 94 - отнесение суммы ущерба на виновное лицо;
• дебет 70, кредит 73-2 - удержание средств с заработной платы работника.

Читайте также: Z-отчёт: что это такое и как его сделать

Работнику разрешили не возмещать убытки. Безвозвратный ущерб тоже становится «Прочим расходом» и проводится таким образом:

• дебет 94, кредит 50 - недостача и потеря ценностей;
• дебет 73-2, кредит 94 - отнесение суммы ущерба на виновное лицо (но фактически виновное лицо не наказывается);
• дебет 91-2, кредит 94 - списание невозмещаемой суммы на прочие расходы.

Работник невиновен. Недостаток случился не из-за кассира, а по какой-либо другой причине. В таком случае пропавшие средства списываются на внереализационные расходы финансовой деятельности организации:

• дебет 94, кредит 50 - недостаток и потеря ценностей;

• дебет 91-2, кредит 74 - списание недостачи с неопределённым виновным лицом.

Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, - масса.

В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна - случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.

Знаете ли вы? Если сумма недостачи- менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.

Финансовое взыскание - не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае - и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.

Читайте также: Как оформить возврат по кассе

Работодателю не стоит забывать, что за каждый проступок работника против него можно принять только одно дисциплинарное взыскание. При этом перед назначением наказания сотрудник, допустивший в кассе недостаток, должен написать объяснительную записку. Этот документ состоит из фактической и пояснительной частей, где приводятся факты (возникновение недостачи) и причины, которые к этому привели (невнимательность, преднамеренность и т. п.). Записка предоставляется начальству в течение двух суток с момента выявления нарушения. Отсутствие объяснительной не является смягчающим фактором при установлении наказания.

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности стоит обратить внимание на такой нюанс: наказать можно лишь в течение месяца со дня обнаружения нарушения. Изданный руководителем приказ о наказании должен быть доведён до сведения кассира под роспись. В случае отказа работником подписать документ, составляется соответствующий акт.

Важно! Утрата доверия к сотруднику, допустившему недостачу, является достаточным поводом для работодателя уволить этого работника!

Оформление проверки кассы, как говорилось выше, производится по форме ИНВ-15, образец которой не утверждён Госкомстатом. В связи с этим форму нужно заполнять крайне аккуратно, чтобы проверяющие органы не предъявляли претензий к помаркам и опискам. В документе не допускаются изменения в виде подчисток, он должен быть практически идеален.

Акт составляется в двух экземплярах, а его содержание доводится до сведения руководства организации.

В нём должны быть отображены следующие данные:

• название организации и её подразделения;
• номер формы, дата составления и время инвентаризации;
• причина (или документ) проведения проверки;
• наличие ценностей (фактическое);
• расписка материально ответственного лица за ценности в кассе;
• пояснение материально ответственного лица по недостаче средств на момент проверки.

На основе этих данных можно будет сделать первые выводы об итогах инвентаризации и причинах недостачи в кассе. Образец такого акта приведён ниже.

Подборка наиболее важных документов по запросу Недостача в кассе (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Недостача в кассе

Основания отстранения от работы перечислены в ст. 76 ТК РФ. Применение оснований, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, является незаконным. В этом случае работнику должен быть возмещен заработок, не полученный им за период незаконного отстранения от работы (абз. 2 ст. 234 ТК РФ). Например, отстранение от работы продавца по причине недостачи в кассе денежных средств повлечет материальную ответственность работодателя, поскольку такое основание названной меры не предусмотрено трудовым законодательством. Также будет признано незаконным отстранение работника в связи с его появлением на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, если впоследствии работодатель не сможет этот факт доказать. За каждый случай незаконного отстранения работника от работы работодатель несет материальную ответственность.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как отражается в учете недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате проведенной инвентаризации, если с виновного работника недостача взыскивается частично?

Нормативные акты : Недостача в кассе

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения.